Het beginnen van je loopbaan als reisagent: wat heb je nodig om te starten?

Als reisagent, ofwel online travel agent of ZRA, zoek jij eerst precies uit wat je klant wil. Vervolgens stel je op basis daarvan een reisaanbod voor. Bij je werkzaamheden als reisagent werken bepaalde vaardigheden en karaktereigenschappen dan ook in je voordeel. Lees je daarnaast goed in voordat je aan de slag gaat met klanten. Zo voorkom je dat je met een mond vol tanden komt te staan. Vervolgens leer je het vak van reisagent zijn gaandeweg met vallen en opstaan.

Daarnaast kun je ook een passende opleiding volgen. Dit is echter geen vereiste om een zelfstandige online travel agent te worden. In Nederland heb je namelijk geen vergunning of diploma nodig om een reisbureau te starten. Wel kan een opleiding tot bijvoorbeeld travel consultant of een opleiding met betrekking tot toerisme in je voordeel werken. Dan weet je vanaf dag één waar je over praat. Ook helpt het om up-to-date te zijn en blijven met alle facetten binnen de branche.

Wil je zeker weten of reisagent worden iets voor jou is? Dan kun je jezelf vergelijken met het functieprofiel van een ZRA of online travel agent. Zo ben je een echte reisagent in hart en nieren als:
● Je reislustig bent
● Je het heerlijk vindt om anderen helpt met het organiseren van de reis van hun leven
● Je een ster bent in persoonlijk contact zodat klanten op je vertrouwen
● Je een groot organisatorisch talent hebt waardoor je netjes en geordend werkt en afspraken nakomt
● Je zelfstandig en op diverse locaties kunt werken

Naast de juiste vaardigheden, kennis en karaktereigenschappen kunnen uiteenlopende tools het verschil maken als je begint aan je loopbaan als reisagent. Om je een handje te helpen, delen wij voorbeelden van tools die jouw loopbaan als reisagent de juiste boost kunnen geven.

Systemen en software om in te werken

Voor het organiseren van bepaalde typen reizen heb je toegang tot reserverings- en boekingssystemen nodig. Een bekend voorbeeld van zo’n systeem is Amadeus. Grote luchtvaartmaatschappijen zoals KLM gebruiken dit systeem om hun vluchtschema’s te delen. Naast toegang tot zo’n reserverings- en boekingssysteem is het ook handig als je die vluchtschema’s kunt lezen. Daarom zijn er diverse opleidingen beschikbaar waarbij je verschillende systemen bestudeert zodat je er efficiënt en effectief mee overweg kan.

Naast reserverings- en boekingssystemen zijn er ook handige tools die het contact, de planningen, het factureren en het organiseren een stuk makkelijker maken als je reisagent wordt. Neem dan ook de tijd om je te verdiepen in de mogelijkheden. Houd daarbij wel een streng oog op je budget. Dit soort software systemen kunnen soms aan de prijzige kant zijn waardoor ze eerder iets zijn voor de toekomst.

Of jij dit soort systemen echt nodig hebt als zelfstandig reisagent ligt uiteraard helemaal aan jouw businessplan, het type reizen dat je gaat aanbieden.

Voordat jij als zelfstandig reisagent (ZRA) aan de slag gaat is misschien wel de belangrijkste beslissing die je moet nemen of dat je dat volledig zelfstandig gaat doen of ofdat je je gaat aansluiten bij een franchiseonderneming voor zelfstandig reisadviseurs.

Voordeel van aansluiten bij ZRA organisatie

Het voordeel van je aansluiten bij een ZRA organisatie zoals The Travel Club, Personal Touch Travel of Your Travel is dat je gebruik kunt maken van hun back-office systemen voor facturering/administratie etc. en dat zij collectief hotels, tours, vervoer, cruises etc. kunnen inkopen. Soms kun je ook een opleiding tot reisagent via hen krijgen.

Nadeel van aansluiten bij organisatie voor zelfstandig reisagenten

Het nadeel van je aansluiten bij een franchiseorganisatie voor zelfstandig reisagenten is dat je vrij veel kosten maakt en eigenlijk niet de vrijheid hebt om echt zelf te ondernemen en je eigen bijzondere reizen samen te stellen.

Naast een vast bedrag per jaar moet je per boeking een commissie (percentage van je omzet) afdragen aan de ZRA franchise en je zit gebonden aan de inkooppartners van de franchise, waardoor je vaak gebonden bent aan wat meer standaard en grootschalige aanbod zoals grote hotels, cruises etc. Wanneer jij als reisagent dus juist je eigen bijzondere kleinschalige reizen wilt gaan samenstellen en wilt werken met je eigen contacten, leuke kleine hotelletjes etc. dan kan dit niet, omdat je gebonden bent aan de vaste inkoop van de franchise.

De franchise doet geen marketing voor jou
Een ander nadeel van het werken via een franchise is dat zij je wel helpen met het organiseren van de reizen zelf en de back office systemen, maar dat zij niet echt de marketing voor jou doen. Wees je ervan bewust dat je echt zelf je klantendatabase moet opbouwen en aangezien tegenwoordig meer dan 70% van de reizigers hun reis online boekt, betekent dat dat jij echt zelf als reisondernemer moet zorgen voor jouw online zichtbaarheid. Je krijgt natuurlijk wel een plekje op de website van een franchise, maar dat betekent niet dat reizigers jou daar massaal gaan vinden iedere maand.

De ZRA organisatie zal wel af en toe een algemene promotiecampagne doen voor het bedrijf of een bepaald product zoals hun cruises bijvoorbeeld uitlichten, maar realiseer je dat je vaak niet wordt geholpen bij jouw eigen marketing. Sterker nog: bij de meeste organisaties voor zelfstandig reisadviseurs is het niet toegestaan om je eigen website te hebben en krijg je alleen een eigen korte vermelding op de franchise website. Klanten hebben hier misschien wel de mogelijkheid om bij jou te boeken, maar voordat ze dat gaan doen zul jij hen toch moeten inspireren en laten zien wat jij dan voor bijzondere reizen aanbiedt en waarom ze nu juist bij jou moeten zijn en niet bij één van de andere aangesloten ZRA’s. Hier heb je dus echt je eigen marketing voor nodig (bijv. regelmatige posts en interactie met volgers op social media, blogs of voorbeeldreizen op je website die je kunt delen, E-mailnieuwsbrieven versturen etc.).

Onmisbaar als ZRA: kennis opdoen over online marketing en promotie
De ZRA opleidingen en trainingen die worden aangeboden vanuit de organisaties zijn vaak trainingen over bestemmingen of over specifieke reisproducten zoals cruises of hotels die zij hebben ingekocht, maar je krijgt weinig training over internetmarketing. Terwijl het internet toch de plaats is waar mensen tegenwoordig hun reis boeken en waar jij als reisagent dus je klanten moet gaan vinden en je marketing moet gaan doen.

Houd er bij jouw start als reisagent dus (ook als je je aansluit bij een franchise) toch rekening mee dat je jouw kennis over internetmarketing misschien wilt vergroten. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld het gratis marketinghandboek voor kleinschalige reisorganisaties downloaden van onze eigen marketingexpert Wendy. Zij organiseert ook regelmatig gratis marketingtrainingen voor starters en meer ervaren reisagenten (onder andere in samenwerking met de VVKR). Je kunt natuurlijk ook een online marketingcursus voor kleinschalige reisspecialisten volgen.

Marketingcursussen/ onderwerpen om over te leren bij je start als ZRA:
o Wat zijn de eisen aan een goede website voor een reisagent
o Hoe doe je aan slimme E-mailmarketing als reisagent
o Social media kalender maken en voorbeeldposts voor reisagenten
o Bloggen voor meer boekingen als reisagent

Drukwerk en merkopbouw als online travel agent

Qua marketing denk je op dit moment misschien nog vooral aan zaken zoals visitekaartjes, brochures en folders en deze zijn zeker belangrijk om niet te vergeten als je reisagent wordt. Vooral wanneer je op vakantiebeurzen staat of live inspiratie-avonden organiseert heb je dit soort drukwerk nog steeds nodig. Voordat je papieren drukwerk laat maken is het echter wel verstandig om even stil te staan bij je overige marketing en merkopbouw.

Welke doelgroep ga je namelijk aanspreken als je reisagent wordt? Word jij all round reisagent of ZRA en ga jij ‘alles wat mensen maar willen, voor iedereen’ verkopen, of ga je je specialiseren in een specifieke bestemming, of type reizen voor een specifieke doelgroep of type reiziger?

Deze keuzes hebben te maken met je marketingstrategie en deze keuzes moet je eerst maken, voordat je marketingmateriaal zoals een website of drukwerk gaat laten maken. Welke stijl wil je daarbij hanteren, zodat reizigers je straks als online travel agent herkennen en ook enthousiast worden van jouw aanbod? Door antwoord te geven op dit soort vragen kun je gemakkelijk jouw marketingplan uitwerken.

Wil je hulp bij het kiezen van je doelgroep, uitwerken van je huisstijl, bereiken van je allereerste klanten en het vertalen van je marketingstrategie naar goede teksten en designs voor je eigen website als zelfstandig reisagent? Neem dan alvast eens een kijkje bij deze marketingcursus, die wij speciaal ontwikkelden voor kleinschalige (of startende) reisagenten. Daarin komen alle keuzes voor je marketingstrategie aan bod.

Natuurlijk moeten potentiële klanten je wel kunnen vinden. Regelmatig begint de zoektocht naar een reisagent of reisbureau online. Daarom is een goede website die vlekkeloos werkt geen overbodige luxe als je reisagent wordt: jouw eigen website is jouw online ‘boekingsmagneet’. Ook binnen de reisbranche geldt namelijk dat een positieve eerste indruk het verschil kan maken. Met een goed werkende, professionele website kun je al gauw 300% meer boekingen binnen halen. Je website is immers dé plek waar je reizigers kunt inspireren om hun avontuur te starten, zodat ze bij jou gaan boeken en niet bij je concurrent.

Jouw website laten bouwen

Maak je overigens geen zorgen: een eigen website hoef je niet zelf te maken als je reisagent wordt. Wij creëren met liefde een reisbureau website voor je die perfect aansluit bij jouw wensen en eisen. Er komt al genoeg op je bord wanneer je net start als reisagent, dus wij nemen je dit taakje graag volledig uit handen, zodat jij je kunt focussen op de andere zaken (het samenstellen van je eerste reizen en offertes en het organiseren van reizen bijvoorbeeld). Vervolgens heb je binnen de kortste keren jouw ideale reisbureau website waardoor je een succesvolle reisagent wordt!