Hoe je effectief zelf een reisbureau start en wat de kosten zijn

Het belangrijkste instrument van een organisatie of onderneming is het achterliggende plan. Daarom is het een goede eerste stap om voor jezelf een ondernemingsplan uit te werken als je zelf een reisbureau start. Probeer tijdens het opstellen altijd je plannen van diverse perspectieven en invalshoeken te bekijken. Denk daarbij ook aan de minder leuke zaken. Vervolgens heb je een stevig businessplan voor je reisorganisatie waar je altijd op kan terugvallen en wat met je mee kan groeien.

Houd tijdens het opstellen van je ondernemingsplan gelijk rekening met voorwaarden die je moet opstellen en hanteren. Zo is het verstandig om de standaarden van de branche over te nemen en deze eventueel naar je eigen invulling aan te passen. O.a. de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties (VVKR) heeft standaardreisvoorwaarden beschikbaar die jij kunt gebruiken. Hierin leg je bijvoorbeeld vast hoe je omgaat met aanbetalingen of annuleringen.

Onderzoek de branche als je zelf een reisbureau start.

Wanneer je een ondernemingsplan gaat opstellen, dan zul je misschien merken dat je kennis over de reisbranche nog niet zo groot is. Dit is dan hét uitgelezen moment om je erin te verdiepen. Hoe beter je onderzoek doet, hoe groter je kansen van overleven zullen zijn als je zelf een reisbureau start. Bovendien krijg je dan gelijk een gevoel voor de kosten die verbonden zijn bij een online reisbureau starten.

Er zijn een aantal belangrijke partijen binnen de reisbranche die jou kunnen helpen bij het starten van je reisbureau, zoals bijvoorbeeld brancheverenigingen en garantiefondsen.

Omdat je als reisorganisatie aan bepaalde voorwaarden moet voldoen om je bij hen te mogen aansluiten en hun logo’s te voeren, vergroot je de betrouwbaarheid van jouw reisbureau naar potentiële klanten. En hoe meer jouw websitebezoekers je vertrouwen, hoe groter de kans dat ze bij jou boeken en hoe succesvoller je zult zijn wanneer je zelf een reisbureau start.

Kosten voor lid worden van een branche organisatie

Wanneer je bijvoorbeeld het logo van de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties (VvKR) of Algemene Nederlandse Vereniging van Reisbureaus (ANVR) mag voeren, dan zorgt dat voor vertrouwen bij jouw reizigers. De kosten om je met jouw reisorganisatie bij zo’n brancheorganisatie aan te sluiten verschillen sterk: de kosten van het lidmaatschap voor de VvKR zijn bijvoorbeeld veel lager (ongeveer 100 euro per jaar) dan de kosten voor het lidmaatschap van de ANVR (ongeveer 1200 euro per jaar). Dit komt omdat de VvKR zich echt specialiseert in het ondersteunen van kleine reisorganisaties, terwijl bij ANVR juist meer grote partijen zijn aangesloten.

Aansluiten bij een garantiefonds voor reisbureaus

Naast de VvKR en ANVR zijn Stichting Garantiefonds Reisgelden (SGR), STO Garant, GGTO en andere garantiefondsen interessante partijen om je in te verdiepen. Deze garantiefonsen geven zekerheid voor jouw reizigers, want mocht jij als reisorganisatie failliet gaan of andere financiële problemen hebben waardoor jij een reis niet langer kunt laten doorgaan, dan zorgt een garantiefonds ervoor dat de reis alsnog wordt uitgevoerd of dat mensen hun geld terug krijgen.

Wat kost het om je reisbureau aan te sluiten bij een garantiefonds?

De kosten om je als reisbureau aan te sluiten bij een garantiefonds verschillen afhankelijk van jouw keuze. STO garant is bijvoorbeeld een speciale ‘derdegeldenregeling’ die (financieel) laagdrempelig is en speciaal door VVKR en STO ontwikkeld is voor kleinschalige reisorganisaties. Zo’n derdegeldenrekening houdt in dat de reissom veilig bewaard wordt bij het garantiefonds tot op het moment dat de reis daadwerkelijk is uitgevoerd en pas daarna naar jou als reisbureau wordt overgemaakt. SGR en GGTO zijn wat duurder om je bij aan te sluiten en zij zijn dan ook populairder bij grotere touroperators.

Een ander punt van aandacht zijn mogelijke verzekeringen die je moet afsluiten. De kosten hiervoor zijn afhankelijk van de aanbieders en wat jouw wensen zijn. Zo is het gebruikelijk om minstens een beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) af te sluiten. Met deze verzekering voorkom je hoge kosten als er iets gebeurt met een reiziger tijdens een reis of excursie die ze bij jou geboekt hebben.

Voorkom hoofdpijn in de toekomst

Neem de tijd om te bedenken hoe je jezelf wilt verzekeren en waartegen. Door hier eerst goed voor te zitten, kun je je behoorlijk wat hoofdpijn in de toekomst besparen. Wees daarbij wel realistisch: verzeker je vooral voor de belangrijke zaken. De kosten kunnen zeker met verzekeringen al gauw oplopen. Aangezien je niet zeker weet of zelf een reisbureau starten goed zal uitpakken, is het belangrijk om hier bewuste keuzes te maken. Een aansprakelijkheidsverzekering is een voorbeeld van een verzekering die je voor je reisorganisatie wel moet overwegen: deze moet je bijvoorbeeld verplicht hebben als je lid wilt worden van een branchevereniging zoals de Vereniging van Kleinschalige Reisorganisaties.

Een ander aspect waar je kostenbewust kunt zijn als je zelf een reisbureau start is het inkopen van je product, namelijk de vliegtickets en reizen. Je kunt ervoor kiezen om de kanalen te gebruiken die ook voor consumenten beschikbaar zijn, maar dan ben je niet erg kostenbewust bezig. Er zijn namelijk ook partijen die grote aantallen tickets inkopen en vervolgens doorverkopen aan start-ups en starters zoals jij. Deze partijen heten consolidators. Als je met andere woorden bij consolidators de vliegtickets en reizen inkoopt, dan ben je voordeliger uit.

Ten slotte willen we nog even benadrukken dat ook een goede website het verschil tussen succes en flop kan maken. Met de juiste website kun je gemakkelijk veel leads en klanten binnenhalen wanneer je zelf een reisbureau start. Maar veel startende reisorganisaties gaan hier de fout in en laten hun eerste website bouwen, zonder zelf te weten waar een goede website voor een reisbureau aan moet voldoen. Uiteindelijk loop je dan achteraf tegen allerlei onverwachte kosten aan voor aanpassingen en problemen, waarvan jij niet wist dat er erop moest letten of afspraken over moest maken.

Daarom is het verstandig om in het begin gelijk goed na te denken voor je gaat investeren. Er zijn eigenlijk twee opties om te zorgen dat je alleen je geld investeert in een gòede reisbureau website; één die jou ook daadwerkelijk boekingen gaat opleveren:

Optie 1 – investeer in het laten bouwen van een goede reisbureau website: werk alleen met een websitebouwer die ervaring heeft in de reisbranche:
Laat jouw reisbureau website alleen bouwen door een websitebouwer die echt ervaring heeft met de reisbranche. Iemand die niet alleen technisch weet hoe je een website bouwt, maar die ook ervaring heeft met echt sterke marketingwebsites voor het online verkopen van reizen: websites met overtuigende teksten en een goed SEO- en gebruiksvriendelijk design, specifiek voor kleinschalige reisorganisaties zoals jij die gaat starten. Want een reisbureau website is echt tota